Waarom goed e-mailmanagement zo belangrijk is en hoe een DMS je daarbij helpt

Bij elk bedrijf gaan er dagelijks tientallen, zo niet honderden e-mails de deur uit en komen er minstens net zoveel binnen. Voor de communicatie met andere bedrijven, met je klanten of met medewerkers onderling is e-mail eigenlijk niet meer weg te denken binnen elk bedrijfsproces. Het mailverkeer bevat dan ook regelmatig allerlei informatie die in meer of mindere mate belangrijk is voor het bedrijf. Daarom is het van belang om deze digitale informatiestroom goed en veilig op een centrale plaats vast te leggen. Soms is het beheer van zakelijke documenten – waaronder sommige e-mails – zelfs wettelijk verplicht. Mailcontact over facturen, contracten en afspraken moet je bijvoorbeeld zeven jaar bewaren. Sommige bedrijven kiezen ervoor om het e-mailmanagement zelf te doen middels een persoonlijk inbox. Andere bedrijven kiezen voor opslag in de Cloud. Maar om je e-mails echt slim en veilig te managen is het verstandig om gebruik te maken van een goed Document Management Systeem (DMS). 

Hoe werkt e-mailarchivering met een DMS? 

Een goed Document Management Systeem zorgt ervoor dat alle inkomende en uitgaande mails (inclusief bijlagen) automatisch worden geregistreerd. Vanaf dat moment zijn de documenten centraal bewaard en gekoppeld aan relaties en personen die iets met deze documenten te maken hebben. Dit maakt dat deze e-mails later makkelijk zijn terug te vinden en je de juiste informatie binnen no-time weer hebt gevonden. Dit geldt dan wel alleen voor de personen die daar volgens het geldende beveiligingsbeleid recht toe hebben. Zo voldoe je met een Document Management Systeem ook aan alle Europese wet- en regelgeving. Een DMS zorgt er dus voor dat alle mailberichten automatisch, zonder dat een werknemer hierover na hoeft te denken, onderdeel worden van een beveiligde centrale opslag. 

Waarom er minder e-mails nodig zijn met een DMS

Hoewel een Document Management Systeem dus helpt bij het archiveren van je e-mails, is het ook zo dat je door het gebruik van een goed DMS minder e-mails hoeft te versturen. Het over en weer mailen van documenten is met een DMS namelijk niet meer nodig. Door bepaalde documenten op een centrale plek op te slaan, kunnen medewerkers digitaal dezelfde informatie raadplegen of gelijktijdig aan een document werken. Dit voorkomt onnodig vaak mailen en komt het hele proces binnen het bedrijf dus zeer ten goede.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *